Steuerfreie Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber (2023)

Internationale Reisepakete ab 1. Januar 2023
Die Steuer- und Zollverwaltung hat auf ihrer Website eine Übersicht über die ab 1. Januar 2023 geltenden Pauschalbeträge für zusätzliche Verpflegungs- und Übernachtungskosten bei Dienstreisen ins Ausland veröffentlicht. Änderungen gegenüber der Übersicht zum 1. Januar 2021 sind fett dargestellt.Zum BMF-Brief.

Aufgrund der Pandemie richten sich Pauschalen und Übernachtungen im Ausland nach dem Bundesreisekostengesetzam 1. Januar 2022 nicht neu bewertet. Die am 1. Januar 2021 veröffentlichten Beträge bleiben daher auch für das Kalenderjahr 2022 unverändert. Damit gelten die mit dem BMF-Schreiben vom 3. Dezember 2020 „Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenpauschalen für gewerbliche und berufliche Zwecke“ veröffentlichten Steuerfestbeträge Auslandsreisen ab 1. Januar 2021“ – Diário Tributário Federal Teil I (BStBl I) Seite 1256 gelten auch für das Kalenderjahr 2022.Zum BMF-Brief.

Dieser Artikel gibt einen Überblick über die vom Arbeitgeber steuerfrei erstatteten Reisekostener kann. Allerdings enthält diese Option keine Aussage darüber, welche Kosten der Arbeitgeber arbeitsrechtlich erstattet.er muss. Diese Frage des Arbeitsrechts kann in individuellen Arbeitsverträgen, Dienstanweisungen, Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen geregelt werden.

Details zum neuen Reisekostengesetz mit vielen Beispielen finden Sie ausführlichSteuerbrief vom 25. November 2020. Es ersetzt das ursprüngliche BMF-Schreiben vom 24. Oktober 2014 und enthält eine aktualisierte Rechtsprechung sowie Änderungen zum neuen Verpflegungszuschuss 2020.

1. Konzept der Reisekosten

Reisekosten im Sinne der Lohnsteuerrichtlinien sind Kosten, die fast ausschließlich durch die berufliche Tätigkeit eines Arbeitnehmers außerhalb seines Wohnsitzes und einer ersten örtlichen Arbeitsstätte entstehen. Zu den Reisekosten zählen Reisekosten, zusätzliche Lebenshaltungskosten, Aufenthaltskosten und Reisenebenkosten. Obwohl nachgewiesene Reise-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten vom Arbeitgeber uneingeschränkt erstattet werden können und von der Einkommensteuer befreit sind, werden zusätzliche Verpflegungskosten nur bis zu bestimmten Pauschalbeträgen als steuerfreier Lohn anerkannt. Werden die dem Arbeitnehmer entstandenen Kosten vom Arbeitgeber nicht oder nicht bis zur steuerpflichtigen Höhe erstattet, hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, diese als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung abzuziehen (einzige Ausnahme: Übernachtung).fester Betragkann vom Arbeitgeber gezahlt, aber vom Arbeitnehmer nicht als Werbungskosten deklariert werden.

Der Arbeitnehmer hat den Grund und die Art der beruflichen Tätigkeit, Reisedauer und Reiseweg zu dokumentieren und entsprechende Unterlagen – z.B. Der Arbeitgeber muss Belege für die Inanspruchnahme von Leistungen aufbewahren, beispielsweise Lohnbelege.

AArbeit im Zusammenhang mit der Arbeit im Auslandliegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außer Haus und außerhalb seines Hauptarbeitsplatzes arbeitet. Nebentätigkeit liegt auch dann vor, wenn der Arbeitnehmer im Rahmen seiner individuellen beruflichen Tätigkeit regelmäßig nur an ständig wechselnden Arbeitsplätzen oder in einem Fahrzeug tätig ist.

Hinsichtlich Ort und Zeitpunkt einer ersten Beschäftigungsstätte kann ein Arbeitnehmer grundsätzlich nur eine erste Beschäftigungsstätte pro Arbeitsverhältnis haben. Sowohl die Geschäftsräume des Arbeitgebers als auch die von Dritten (z. B. Kunden) können der erste Arbeitsplatz sein, nicht jedoch ein Homeoffice, da kein betrieblicher Zusammenhang besteht.

Der Begriff „erste Beschäftigungsstätte“ ist gesetzlich definiert als „die ständige Niederlassung des Arbeitgebers, an der der Arbeitnehmer dauerhaft beschäftigt ist“ (siehe Artikel 9 Absatz 4 des Einkommensteuergesetzes). Die Vergabe des ersten Sitzes richtet sich in erster Linie nach dem Arbeits- und Dienstrecht. Von einer dauerhaften Überlassung wird insbesondere dann ausgegangen, wenn der Arbeitnehmer auf unbestimmte Zeit, für die Dauer des Arbeitsverhältnisses oder für einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten an einem solchen Arbeitsplatz tätig sein wird. Quantitative Kriterien werden nur verwendet, wenn eine solche Definition nicht existiert oder unklar ist. Alternativ werden quantitative Kriterien verwendet, d /3 Ihrer regulären vereinbarten Arbeitszeit dort. Im Zweifelsfall ist die räumliche Nähe zur Wohnung des Arbeitnehmers entscheidend, also der Arbeitsplatz, der der Wohnung am nächsten liegt. Vorrang hat jedoch stets die Anordnung des Arbeitgebers. Zeitgebundene und quantitative Kriterien spielen bei einer Beauftragung durch den Arbeitgeber keine Rolle. Der Auftrag muss gut dokumentiert sein. Hierfür genügen Reisekostenabrechnungen, Anfahrtsbeschreibungen, Notizen oder Notizen. Die Nachhaltigkeit des Vertrages basiert auf einer Prognose zu Beginn der Aktivität. Änderungen aufgrund unvorhergesehener Ereignisse wie Krankheit, politische Unruhen oder Insolvenz ändern die Prognose nicht rückwirkend. Namensnennungsänderungen gelten nur für die Zukunft.

Beispiel:
A ist angestellt und arbeitet drei Tage pro Woche im Büro seines Arbeitgebers und die anderen Tage auf zwei Baustellen. Es liegt keine Anordnung Ihres Arbeitgebers vor. Der erste Arbeitsplatz ist das Büro Ihres Arbeitgebers.
Beispiel:
A ist Filialleiter und leitet fünf Filialen. Ihr Arbeitgeber hat Ihnen arbeitsrechtlich keinen ersten Arbeitsplatz zugewiesen. A arbeitet einen Tag an jedem Standort. Da keine Zuordnung vorliegt und eine Zuordnung anhand quantitativer Kriterien nicht möglich ist, ist die der Wohnung von A. am nächsten gelegene Einrichtung sein erster Arbeitsplatz.

Sonderfälle: Montagepunkt und große Tischplatte

Es gibt keinen ersten ArbeitsplatzSammelstellen, die vom Arbeitgeber dem täglichen Arbeitsbeginn fest zugeordnet werden. Dies ist beispielsweise bei Busfahrern der Fall, die am Busbahnhof zur Arbeit fahren, oder bei Handwerkern, die jeden Morgen an einem bestimmten Punkt das Montagefahrzeug abholen. Sonstige Reisekosten können nicht erstattet werden. Gleiches gilt für die sogenanntengeräumiger Arbeitsbereich. Dies sind beispielsweise Hafen-, Forst-, Liefer- oder Zählerstände, wenn der Mitarbeiter Arbeiten in einem Gebiet und nicht auf dem Firmengelände durchführt. Dort kann bis zum Betreten des Großraums nur der Entfernungszuschuss, jedoch keine weiteren Fahrtkosten geltend gemacht werden. Es ist jedoch möglich, dass Arbeitnehmer weiterhin Anspruch auf das Verpflegungsgeld haben.

Beispiel:
Mitarbeiter A ist Maschinenbauingenieur auf einer Werft. Er betritt den Hof jeden Morgen durch den Südeingang. Für die Fahrt von seinem Wohnort bis zum südlichen Eingang der Baustelle kann A den Fahrtkostenzuschuss in Anspruch nehmen.

Auch Kosten, die dem Mitarbeiter entstehen, wenn er einen entfernten Standort besuchtAusbildungsstätte oder Fortbildungsind nach den Reisekostengrundsätzen zu berücksichtigen, wenn sich die Ausbildungsmaßnahme aus dem bestehenden Beschäftigungs-(Ausbildungs-)verhältnis ergibt. Neben Fahrten zu Ausbildungsstätten fallen auch Fahrten zu Berufsschulen, Besuche an Berufsakademien und Raumtrainings im Rahmen von Lehrverträgen unter diese Regelung. Dies gilt für die gesamte Dauer der Weiterbildungsmaßnahme, auch wenn diese sich über einen längeren Zeitraum von mehreren Monaten erstreckt, beispielsweise beim Besuch einer Berufsschule (Ausnahme: zusätzliche Verpflegungskosten, für die ein Zeitraum von 3 Monaten gilt, siehe Punkt 3) !

2. Reisekosten

Unter Reisekosten versteht man die tatsächlichen Kosten, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Nutzung eines Verkehrsmittels entstehen. wenn im Einsatzöffentlicher VerkehrEs gilt der gezahlte Tarif, einschließlich etwaiger Zuschläge.

Wird vom Mitarbeiter für seine Nebentätigkeit genutztEigenes Fahrzeug, so ist dasmit Nachweis der GesamtkostenElch

• ein Teil der jährlichen Gesamtkosten, der dem Anteil der Dienstreisen an den jährlichen Kilometern entspricht
• Oder wenden Sie einen Kilometersatz an, der auf der Grundlage der Gesamtkosten eines Jahres berechnet wird.

Bei der Ermittlung der Gesamtkosten für Pkw und Kombis (AfA) ist von einer Nutzungsdauer von sechs Jahren auszugehen. Bei einer hohen Laufleistung ist auch eine kürzere Lebensdauer erkennbar.

Kein EinzelnachweisVon den Gesamtkosten können die Fahrtkosten als Pauschalsatz mit maximal einem Kilometersatz pro gefahrenem Kilometer festgelegt werden

• ab 0,30 Euro für ein Kraftfahrzeug (zum Beispiel ein Auto) und
• von 0,20 Euro für jedes andere Kraftfahrzeug.

Zusätzlich zu den Kilometersätzen können außergewöhnliche Kosten für Arbeiten außerhalb des eigenen Autos ohne Einkommensteuer erstattet werden (z. B. Schäden durch Autodiebstahl).

3. Zusätzliche Kosten für Verpflegung bei Inlandsreisen

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die durch die Außentätigkeit des Unternehmens entstehenden Lebenshaltungskosten bis zur angegebenen Höhe einkommensteuerfrei erstattenPauschalbeträgeErsatz.

Bei dienstlichen Nebentätigkeiten im Inland können Mehrkosten für Verpflegung nach folgenden Pauschalsätzen für jeden Kalendertag ermittelt werden, an dem der Arbeitnehmer von seiner Wohnung und seinem ersten Arbeitsplatz abwesend ist:

Beispiel:
Mitarbeiter A beginnt seine Inlandsreise am ersten Tag um 16:00 Uhr und kehrt am nächsten Tag um 18:00 Uhr zurück. Steuerfreier Ersatz:
Am ersten Tag (Anreisetag): 14 Euro
Am zweiten Tag: 28 Euro
Am letzten Tag (Abreisetag): 14 Euro

Wenn der Mitarbeiter an einem Kalendertag mehrere externe Tätigkeiten ausübt, müssen die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag addiert werden. Bei berufsbezogenen Nebentätigkeiten richtet sich die Dauer der Abwesenheit nach der Abwesenheit vom Wohnort und dem ersten Beschäftigungsort.

Achtung:Bei gleicher externer Tätigkeit ist die Erstattung/der Abzug der zusätzlichen Verpflegungskosten auf die erste beschränktdrei Monate. Die gleiche Außentätigkeit liegt jedoch nicht vor, wenn der Außenarbeitsplatz nicht mehr als ein bis zwei Tage in der Woche besucht wird. Arbeitet der Arbeitnehmer nur an zwei Tagen in der Woche an seinem Arbeitsplatz, beginnt die Dreimonatsfrist nicht zu laufen. Stattdessen kommt es immer wieder zu neuen Geschäftsreisen. Die Dreimonatsfrist beginnt erneut zu laufen, wenn die Tätigkeit am gleichen Arbeitsplatz für mindestens 4 Wochen unterbrochen wurde. Der Grund der Unterbrechung spielt keine Rolle. Auch Krankheiten, Urlaub, Kuren und Fortbildungen führen zu einem Neubeginn der Frist, wenn der Arbeitnehmer mindestens vier Wochen abwesend ist.

Soweit der Arbeitgeber seinen im Ausland tätigen Arbeitnehmern aufgrund arbeitsrechtlicher oder sonstiger Regelungen über die vorgenannten Pauschalbeträge hinaus Vergütungen erstattet, ist die Differenz zwischen den steuerfreien Pauschalbezügen und den tatsächlichen Erstattungsbeträgen dem steuerpflichtigen Arbeitsentgelt zuzurechnen. Eine Kumulierung von Verpflegungszuschlägen mit Reise- und Übernachtungskosten ist zulässig; in diesem Fall ist nur der Betrag der Erstattung steuerpflichtig, der die Summe der steuerfreien Einzelvorteile übersteigt. Alternativ zu einem individuellen Zuschlag zum steuerpflichtigen Lohn kann mit dem örtlichen Finanzamt ein Festsatz mit abgestimmtem Steuersatz vereinbart werden (§ 40 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG).

Arbeitgeber können auch auf die gezahlten Verpflegungszuschüsse pauschal 25 Prozent Lohnsteuer erheben, sofern diese Verpflegungspauschalen die steuerfrei erstattungsfähigen Pauschalen nicht um mehr als 100 Prozent übersteigen (§ 40 Abs. 2). Satz 1 Nr. 4 EStG).

gratis Mahlzeiten
Bekommt der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder Dritten auf eigene Initiative kostenlose Mahlzeiten, ist zu unterscheiden zwischen:

• Steht dem Arbeitnehmer auch ein Verpflegungsgeld zu (bei Dienstreisen mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit), so wird dieses in der Regel pauschal auf Basis des Verpflegungsgeldes für eine Abwesenheit von 24 Stunden gekürzt, und zwar um 20 % für das Frühstück (entspricht 5,60 Euro) und jeweils 40 Prozent für Mittag- und Abendessen (entspricht 11,20 Euro). Der Barwert kann nicht angewendet werden. Der Verpflegungspauschale kann auf maximal 0 gekürzt werden.
  Dieses Prinzip gilt auch für aGeschäftsessen oder Arbeitsessen. Auch in diesen Fällen ist das Verpflegungsgeld entsprechend zu kürzen.
• Hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf das Verpflegungsgeld (bei Dienstreisen mit weniger als acht Stunden Abwesenheit oder wenn die Dreimonatsfrist abgelaufen ist),offizieller Referenzwertgeplant werden. Sie beträgt 1,83 Euro für das Frühstück und jeweils 3,47 Euro für Mittag- und Abendessen (2021).

Beispiel:
Mitarbeiter A hat einen externen Einsatz von drei Tagen. Der Arbeitgeber hat zwei Übernachtungen mit Frühstück gebucht und bezahlt. A erhält zusätzlich einen Verpflegungszuschuss. Etwaige Sachbezüge muss der Arbeitgeber nicht versteuern. A hat Anspruch auf folgende Pauschalvergütungen:
Anreisetag: 14 Euro
Abreisetag: 14 Euro
Mittags: 28 Euro
Gesamt: 56 Euro. Rabatt für zwei Frühstücke: 11,20 Euro (2 x 5,60 Euro).

Auf die oben genannten Pauschalen kann verzichtet werden, wenn der Arbeitnehmer als Vergütung für die Mahlzeit mindestens einen Betrag vereinbart hat, der der Pauschalentschädigung entspricht (z. B. zahlt der Arbeitnehmer den Betrag bei der Abrechnung der Essenspauschalen und des Betrags an den Arbeitgeber ab). ) oder wenn der Betrag vom Nettogehalt abgezogen wird.

Beinhaltet die Frage, wann eine vom Arbeitgeber bereitgestellte Mahlzeit verfügbar ist§ 8 Abs. 2 Satz 8 EStGund das Schreiben der Steuer- und Zollverwaltung vom 25. November 2020 (Nummern 61 und folgende) enthalten die folgenden Anforderungen.

Danach reicht es aus, wenn der Arbeitgeber für die Verpflegung sorgt

• der Arbeitnehmer arbeitet außer Haus (oder unterstützt zwei Familien),
• die Mahlzeit (also jede Mahlzeit) keinen Marktwert von mehr als 60 Euro inklusive Mehrwertsteuer hat,
• Aus geschäftlichen Gründen ist eine Essenslieferung erforderlich.

Der geschäftliche Grund liegt vor, wenn der Arbeitgeber Tag und Ort der Mahlzeit bestimmt. Davon kann regelmäßig ausgegangen werden, wenn die Kosten vom Arbeitgeber nach Maßgabe des Arbeits- oder Dienstleistungsrechts erstattet werden und die Rechnung an den Arbeitgeber ausgestellt wird. Es spielt keine Rolle, wie die Rechnung bezahlt wird. Der Mitarbeiter kann das Essen auch selbst bestellen; auch eine telefonische Bestellung genügt. Schließlich ist eine Bestellung auch nach Reiseantritt – beispielsweise im Hotel – möglich.

Seit dem 1. Januar 2019 muss der Arbeitnehmer für vom Arbeitgeber organisierte Mahlzeiten gemäß den Erklärungen in den Großbuchstaben „M“ tragenBrief von BMF d.d. 27. September 2017eingefügt werden.

Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber oder auf seine Initiative hin ein Dritter während seiner beruflichen Tätigkeit:

• weg von Ihrem Zuhause und Ihrem ersten Arbeitsplatz

von

• in einem Doppelhaus

Wird eine Mahlzeit im offiziellen Sachwert bereitgestellt, muss auf der Gehaltsabrechnung das große „M“ erscheinenein der elektronischen Einreichung des IRS zertifiziert sein.
Diese Registrierungs- und Zertifizierungspflicht gilt unabhängig von der Anzahl der Mahlzeiten, die der Arbeitnehmer im Kalenderjahr erhält.
Werden Mahlzeiten bereitgestellt, die keine Entschädigung darstellen oder deren Preis 60 Euro übersteigt – und daher nicht mit dem Wert des Sachbezugs bewertet werden –, besteht keine Verpflichtung, das Kapital „M“ im Gehalt und Konto einzutragen zertifiziert.

Wenn der Mitarbeiter im Rahmen einer Geschäftsreise im Hotel ankommtFrühstückvom Arbeitgeber erstattet wird, gilt Folgendes: Werden Übernachtungskosten aufgrund einer Einzelabrechnung (Hotelabrechnung) deklariert, achten Sie darauf, dass es sich um eine Hotelabrechnung handeltgesondert ausgewiesenkostet FrühstückNeein den Übernachtungskosten enthalten. Wird für den Arbeitnehmer jedoch das Frühstück ersetzt, bedeutet dies, dass er nach den oben genannten Grundsätzen zu versteuern ist. Das Gleiche gilt, wenn auf der Hotelrechnung nur einer stehtGesamtpreisDie Preise gelten für Übernachtung mit Frühstück oder ggf. auch Mittag-/Abendessen und daher kann der Preis für Mahlzeiten nicht ermittelt werden. Auch hier reduziert sich der Verpflegungspauschale um 5,60 € für das Frühstück und 11,20 € für das Mittag- oder Abendessen.

Eine Warnung:Mahlzeiten während einer Flug-, Bahn- oder Schiffsreise führen ebenfalls zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale. Tüten mit Chips, Snacks, Schokowaffeln, Müsliriegeln oder ähnlichen Snacks hingegen erfüllen nicht die Kriterien einer Mahlzeit und führen nicht zu einer Kürzung des Essensgeldes.

Einige weitere Sonderfälle zur Kürzung des Essenszuschusses finden Sie im oben genannten BMF-Schreiben vom 25.11.2020.

4. Übernachtungskosten bei Inlandsreisen

Ein Arbeitgeber kann seinem Arbeitnehmer Übernachtungskosten erstatten, die ihm aufgrund einer Dienstreise oder einer von der Einkommensteuer befreiten Dienstreise entstehen

• in Höhe der nachgewiesenen tatsächlichen Kosten bzw
• ohne Einzelnachweis im Wert von einemFestbetrag von 20 Euro,wenn der Arbeitnehmer aufgrund seines Arbeitsverhältnisses keine kostenlose Unterkunft vom Arbeitgeber oder einem Dritten erhalten hat. Auch wenn Sie in einem Fahrzeug übernachten, ist die Auszahlung steuerfreier Pauschalbeträge nicht zulässig. Bei Nutzung eines Schlafwagens oder einer Schiffskajüte können Festpreise nur dann steuerfrei gezahlt werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft beginnt oder endet.
• Seit 2020 gibt es einen neuen Pauschalsatz für Fahrer (Lkw-Fahrer) von 8 Euro pro Tag (§ 9 Absatz 1 EStG). Bei einer Übernachtung im LKW können die Kosten für Pflegeplätze (Baden, Parken etc.) künftig steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten ausgewiesen werden. Höhere Kosten müssen nachgewiesen werden. Das Verpflegungsgeld kann auch gleichzeitig gezahlt werden.

Wohnkosten im Rahmen einer längerfristigen Telearbeit an ein und demselben Telearbeitsort können innerhalb von 48 Monaten steuerfrei ersetzt oder als Werbungskosten abgezogen werden. Nach diesem Zeitraum werden nur noch 1000 Euro pro Monat steuerfrei zurückerstattet. Dies gilt nicht für Übernachtungen im Ausland.

Werden dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber entstandene Übernachtungskosten nicht erstattet oder wird die Steuerbemessungsgrundlage nicht eingehalten, kann der Arbeitnehmer nur die tatsächlich nachgewiesenen Übernachtungskosten (also nicht den Pauschalbetrag) als Werbungskosten geltend machen.

5. Zusätzliche Kosten für Verpflegung bei Reisen ins Ausland

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die während einer Dienstreise im Ausland anfallenden Übernachtungskosten in Form von landesspezifisch unterschiedlichen Einmalbeträgen (Tagespauschalen für Auslandstätigkeiten) erstatten, die von der Einkommensteuer befreit sind. Für Inlandsreisen gelten hier die gleichen Kriterien.

Ausländische Kurse werden (nahezu) jährlich vom Bundesministerium der Finanzen im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder veröffentlicht (R 9.6 To. 3 LStR). Ab 1. Januar 2012 gelten die im Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 8. Dezember 2011 genannten Beträge. Luxemburg; für Übersee- und Außengebiete eines Staates gilt der für das Mutterland geltende Festbetrag (V 9.6 bis 3 LStR).

Für Tages- und Mehrtagesreisen ins Ausland (bis zu drei Monaten) gelten Festbeträge. Berufliche Abwesenheiten bei Auslandsreisen müssen für jeden Kalendertag gesondert ermittelt werden. Es kommt der höhere ausländische Steuersatz mit folgenden Prozentsätzen zur Anwendung (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 4 EStG):

1. Abwesenheit von 24 Stunden: 120 %,
2. Tag der Ein- und Ausreise oder Abwesenheit von mindestens 8 Stunden: 80 %.

Auf einenAbwesenheit kürzer als 8 Stundenein fester Betrag kann nicht berücksichtigt werden. Am Reisetag ist die Dauer der Abwesenheit vom Wohnort und vom ständigen Arbeitsplatz maßgebend. Beginnt die Außenarbeit an einem Tag nach 16:00 Uhr und endet am nächsten Tag vor 08:00 Uhr ohne Übernachtung, wird die Summe der Außenarbeiten der beiden Tage addiert und als Tagesausflug ins Ausland behandelt.

Bei Dienst- und Geschäftsreisen von Deutschland ins Ausland richtet sich der Pauschalbetrag nach dem letzten Land, das der Steuerpflichtige vor Mitternacht (Ortszeit) besucht hat. Für den Tag der Rückreise aus dem Ausland nach Deutschland bestimmt sich der Pauschalbetrag nach der letzten Beschäftigungsstätte im Ausland (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 4 EStG), auch wenn der Arbeitnehmer den größten Teil davon aufgewendet hat Dienstreise an diesem Tag im Inland (R 9.6 Absatz 3 Satz 3 LSTR).

Bei Flugreisen kommt es darauf an, welches Land zuletzt vor Mitternacht Ortszeit erreicht wurde. Ein Land gilt als erreicht, wenn das Flugzeug am Zielflughafen landet. Maßstäbe werden nicht berücksichtigt. Dauert der Flug länger als 2 Kalendertage, sind die Festpreise anhand des in Österreich geltenden Tagegeldes für die Tage zwischen dem Abflugtag und dem Landetag zu berechnen (R 9.6 Abs. 3 Z 4 LStR).

Für Reisetage gilt der jeweils gültige Luxemburger Tarif und für Ein- und Ausschiffungstage der für den Hafenstandort geltende Tarif (R 9.6 Abs. 3 Satz 4 LStR).

Beispiel:

Ein Geschäftsmann reist geschäftlich für drei Tage nach Frankreich. Er verlässt am Montag um 14 Uhr seine Wohnung in Berlin und fliegt zu einem Kunden nach Paris. Er kommt um 23 Uhr in Frankreich an. Am Mittwoch wird er über die Schweiz zurück nach Deutschland fliegen. Er landet um 19 Uhr in Berlin.

Lösung:

Folgende Pauschalbeträge können steuerfrei erstattet werden:

• Montag: 39,00 Euro (Pariser Pauschale bei Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden)
• Dienstag: 58,00 Euro (Pauschale für Paris bei 24 Stunden Abwesenheit)
• Mittwoch: 39,00 Euro (Pauschale nach Paris bei Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden)

Der Arbeitnehmer kann auf die Erstattung auch ganz verzichten und seine Aufwendungen in Höhe der Pauschalbezüge als Werbungskosten in die Einkommensteuererklärung einbeziehen.

6. Übernachtungskosten bei Reisen ins Ausland

Der Arbeitgeber kann seinem steuerfreien Arbeitnehmer die Kosten für die Unterbringung, die ihm durch eine berufliche Tätigkeit im Ausland entstehen, erstatten.

• in Höhe der nachgewiesenen Kosten bzw
• ohne Einzelnachweis in Höhe eines von Land zu Land unterschiedlichen Pauschalbetrages, soweit der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber oder einem Dritten aufgrund seines Arbeitsverhältnisses nicht eine unentgeltliche oder vergünstigte Unterkunft erhalten hat.

Bei Nutzung eines Schlafwagens oder einer Schiffskajüte können zusätzliche Übernachtungskosten ohne Mehrwertsteuer nur dann erstattet werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft beginnt oder endet. Eine steuerfreie Rückerstattung des Pauschalbetrages für die Übernachtung im Fahrzeug ist nicht möglich.

Den pauschalen Unterbringungspreis für Berufskraftfahrer entnehmen Sie bitte der Erläuterung in Kapitel 4.

Bitte beachten Sie: Die Übernachtungskostenpauschale gilt nur für die Arbeitgebererstattung (R 9.7 Abs. 3 und R 9.11 Abs. 10 Satz 7 Nummer 3 LSTR) sind für den Abzug der mietbezogenen Kosten die tatsächlichen Wohnkosten maßgebend (R 9.7 Abs. 2 und R 9.11 Abs. 8 LSTR).

Sofern die Übernachtungskosten aufgrund einer Einzelabrechnung (Hotelrechnung) deklariert werden, ist zu beachten, dass die auf einer Hotelrechnung ausgewiesenen Frühstückskosten nicht zu den Übernachtungskosten gehören (siehe Details oben unter Punkt 3). Sofern in der Hotelrechnung nur der Gesamtpreis für Übernachtung und Frühstück bzw. ggf. Mittag-/Abendessen angegeben ist und daher keine Ermittlung des Preises für die Verpflegung möglich ist, ist der Gesamtpreis wie folgt zu reduzieren: Übernachtungskosten ermitteln:

• Für das Frühstück 20 % der für die Unterkunft geltenden Pauschale für zusätzliche Verpflegungskosten bei Abwesenheit von 24 Stunden,
• für das Mittag- und Abendessen 40 % der am Wohnort geltenden Pauschale für zusätzliche Verpflegungskosten bei einer Abwesenheit von 24 Stunden.

Beispiel:
Übernachtung in Paris/Frankreich

Achtung:Auch bei Reisen ins Ausland gilt: Bekommt der Arbeitnehmer auf Veranlassung des Arbeitgebers Frühstück oder Verpflegung von einem Dritten unentgeltlich oder teilweise auf Kosten des Arbeitgebers, gelten die Grundsätze für unentgeltliche Verpflegung aus Punkt 3 auch bei Inlandsreisen.

7. Reisekosten

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer Reisekosten bis zur Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten einkommensteuerfrei erstatten. Der Arbeitnehmer muss entsprechende Unterlagen vorlegen, die der Arbeitgeber als Nachweis für die Gehaltsabrechnung aufbewahren muss.

Als zusätzliche Reisekosten gelten beispielsweise Kosten für die Beförderung und Aufbewahrung des Reisegepäcks (einschließlich der Reisegepäckversicherung, sofern diese auf Dienstreisen beschränkt ist), Ferngespräche und Korrespondenz berufsbezogener Inhalte mit dem Arbeitgeber oder seinen Geschäftspartnern sowie für den Straßenverkehr und Parkplatznutzung. Zu den Reisenebenkosten zählen auch Entschädigungszahlungen für Verkehrsunfälle auf Dienstreisen sowie Unfallversicherungen, die nur Arbeitsunfälle außerhalb des regulären und örtlichen Arbeitsortes abdecken. Hierzu zählen auch Wertverluste durch Schäden an Gegenständen, die der Arbeitnehmer während der Reise nutzen musste, wenn der Schaden auf einer konkreten Reisegefahr beruhte, nicht jedoch der Verlust einer Geldbörse.

Ausgaben, die fast ausschließlich der beruflichen Tätigkeit zuzuordnen sind, wie z. B. Ausgaben für Kleidung, Ausgaben für den Kauf von Taschen etc. Reisezubehör kann steuerlich nicht als Reisenebenkosten geltend gemacht werden.

8. Aufrufinformationen gemäß § 42e EStG

Zur Absicherung ihrer Lohnsteuer können Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei der Steuer- und Zollverwaltung Auskunft über die Lohnsteuer anfordern. Im Gegensatz zu allgemeineren Fragen ist die Steuer- und Zollverwaltung verpflichtet, bei Lohnsteuern angemessen zu antworten. Das Gesetz sieht vor, dass die Betriebsfinanzbehörde auf Antrag einer Partei Auskunft darüber geben muss, ob und in welchem ​​Umfang die Einkommensteuervorschriften im Einzelfall anzuwenden sind. Erteilt die Steuer- und Zollverwaltung des Betriebssitzes Auskunft über einen Anruf, ist die Steuer- und Zollverwaltung hieran im Rahmen des Lohnsteuerverfahrens für alle Beteiligten gebunden (jedoch nicht bis zum Abrechnungsverfahren). Eine Stornierung oder Änderung der Aufrufdaten ist nur mit Wirkung für die Zukunft möglich.

Für die Bekanntgabe der Anrufdaten ist das Finanzamt des Händlers zuständig.

Anrufinformationen sindimmer frei. Das Auskunftsersuchen sollte konkrete Rechtsfragen darstellen, die für den konkreten Fall relevant sind. Eine bestimmte Form ist nicht erforderlich. Auf die vollständige Darstellung des Sachverhalts ist zu achten.

Stand: Dezember 2022